Molenwaard schaft gemeentehuis af

Auteur: Simon Kooistra - 25/05/2012

De nieuwe gemeente Molenwaard neemt een voorschot op de toekomst. Met de voortschrijdende digitalisering van de dienstverlening is straks geen gemeentehuis meer nodig. Waarom er nu dan nog een bouwen? Een aanlandplek met flexplekken als backoffice volstaat; in 2014 is dat de enige huisvesting. Verder zwermen ambtenaren en bestuurders uit over de dertien kernen en komen ze zelfs bij de mensen thuis.

Graafstroom, Liesveld en Nieuw-Lekkerland gaan in 2013 verder als Molenwaard. In november van dit jaar zijn de verkiezingen voor de nieuwe gemeente, maar de drie ambtelijke organisaties zijn al sinds 2009 geïntegreerd. Met deze ‘omgekeerde herindeling’ baarde de fusiegemeente al eerder opzien. Jan van Ginkel is sinds 2009 gemeentesecretaris van de drie betrokken gemeenten en algemeen directeur van werkorganisatie De Waard, de reeds gefuseerde ambtelijke dienst. Met de drie burgemeesters zetelt hij in het ‘bestuurderslaantje’ van het noodgebouw in Bleskensgraaf. Daar heeft niemand een vaste plek. Gasten worden ontvangen in een kamer met draaistoelen en lage tafels. Over twee jaar is ook dit noodgebouw weg en moet iedereen maar zien waar hij zijn werk doet.

Lappendeken
‘Wij stellen de dertien kernen centraal’, zegt Van Ginkel. ‘Herindeling gaat vaak gepaard met opschaling. Wij gebruiken onze gebundelde krachten om af te schalen naar de twaalf dorpen en één stadje (Nieuwpoort) in onze nieuwe gemeente. We maken er bewust een lappendeken van. Elke kern heeft zijn eigen agenda. Wij gaan als gemeente niet vertellen wat goed is voor de burger, maar spelen een faciliterende rol. Van zorgen vóór naar zorgen dát; een nieuwe vorm van burgerparticipatie.’
Nu al hoeven burgers voor veel diensten niet naar het gemeentekantoor. Straks kán dat zelfs niet meer. Er zijn dan geen loketten en balies meer waar de burger zich kan melden. Van Ginkel: ‘We bieden tachtig, negentig procent van onze producten digitaal aan. Voor de overige zaken komen we gewoon langs bij de mensen, desnoods aan de keukentafel. En wie niet met computers kan omgaan, kan sowieso rekenen op service aan huis of op een andere af te spreken plaats. De gemeente komt straks bij je binnen via je toetsenbord of deurbel.’
Overigens zal dat makkelijker gaan met de aanvraag van een bouwvergunning dan met het leveren van een nieuw paspoort. Het ministerie van BZK hanteert strenge veiligheidsnormen voor transport en opslag van identiteitspapieren. Van Ginkel is in gesprek met het ministerie over een oplossing voor dit probleem. ‘Nu al gaan we naar verzorgingshuizen toe om inwoners te bedienen die zelf de deur niet uit kunnen. We handelen de aanvragen daar collectief af. Waarom zou dat niet voor iedereen kunnen? En waarom kunnen we niet net als de banken een document opsturen naar het huisadres en een paar dagen later een brief met een pincode? Je hoeft geen futuroloog te zijn om te voorspellen dat het paspoort over twintig jaar geen papieren document meer is.’

Geen raadzaal
Niet alleen de ambtenaren, maar ook de bestuurders worden gestimuleerd om zo veel mogelijk de deur uit te gaan. Ze beschikken allemaal over een iPad en iPhone, dat werkt volgens Van Ginkel ‘fantastisch’. Er is nu al geen raadzaal meer. De ene raad vergadert in het dorpshuis, de ander in een verzorgingstehuis. Als de onderwijswethouder wil overleggen met een schooldirecteur, gaat hij naar de school toe. Vroeger was het vanzelfsprekend dat de directeur bij de wethouder langskwam.
Voor sommige functies, zoals de financiële administratie, is het niet handig de medewerkers over de kernen te verspreiden. Voor hen en alle anderen die dat willen, komt er een centrale werkplek. Een basiskantoor zonder balie en receptie, met alleen een personeelsingang. Het gebouw is er al: het 25 jaar oude voormalige gemeentehuis van Liesveld is heel geschikt als backoffice. Desgewenst kunnen medewerkers ook thuis werken. Het Nieuwe Werken in optima forma!
Heb je geen raadhuis nodig als icoon van de gemeente? Van Ginkel: ‘Als ik moet kiezen tussen een fraai pand of een betere interactie met de burgers, dan ga ik voor het laatste. Een nieuw gemeentepaleis zou peperduur zijn. Met onze oplossing zijn we twee tot vier keer goedkoper uit.’
Tegenover de lagere huisvestingskosten staan wel hogere reiskosten. Maar deze inefficiëntie is ingecalculeerd, zegt Van Ginkel. Dat is de prijs voor het nieuwe, kerngerichte dienstverleningsconcept.
Hij verwacht wel dat de communicatie lastiger wordt. Er zijn immers geen wandelgangen meer. Het blijft belangrijk dat medewerkers elkaar ontmoeten. De algemeen directeur gaat ervan uit dat de medewerkers hiervoor zelf oplossingen bedenken. ‘Als ik afdelingshoofd was, zou ik met mijn medewerkers wekelijks bij elkaar gaan zitten om dingen door te spreken. Maar ik wil niet alles dichttimmeren. De grootste fout die je kunt maken, is een concept in beton gieten. Wij kiezen voor een basisconcept dat met zijn tijd mee kan gaan. Over twee jaar is alles weer anders. We moeten meeademen met de ontwikkelingen. Nu al kun je via je iPad deelnemen aan een vergadering. Over een tijdje weten we niet beter.’

Pioniersmentaliteit
Hoe komt het dat juist Molenwaard de trend zet voor deze gemeente-nieuwe-stijl? Van Ginkel: ‘Wij maken gewoon gebruik van bestaande middelen. Veel bedrijven werken al zonder gebouw. We zijn wel de eerste gemeente zonder gemeentehuis, ik ken geen ander voorbeeld in de wereld. De verklaring ligt in een samenloop van omstandigheden. Met de omgekeerde herindeling waren we al innovatief bezig, dan kan dit er ook nog wel bij. Er heerst bij ons een pioniersmentaliteit. Verder hebben wij de mazzel dat we nog geen gemeentehuis hadden voor onze nieuwe gemeente, dus konden we nog beslissen er geen te bouwen. Een effectieve bezuinigingsmaatregel bovendien. Ten slotte is ons concept ideaal voor een gemeente met veel kernen. Ik weet niet of het in een compacte stad zou werken.’
Het model van Molenwaard trekt veel belangstelling van andere gemeenten. Dat blijkt ook uit het hoge aantal inschrijvingen voor het speciale deelcongres tijdens het VNG-Jubileumcongres. Van Ginkel: ‘Toch moeten gemeenten ons model niet zomaar kopiëren. Overal zijn de omstandigheden anders. Maak er je eigen proces van en laat je door ons inspireren.’
Tegen gemeenten die nu bezig zijn met plannen voor een gemeentehuis, zou hij willen zeggen: ‘Kom eerst bij ons langs en weeg af of je het echt nodig hebt. Ontleen je identiteit niet aan een stapel stenen met wat dakpannen erboven, maar aan je verbinding met de samenleving.’

Vindplaats: VNG Magazine nr. 11, 25 mei 2012, pagina 34 e.v.

Tags:

Deel dit bericht





NIEUWSBRIEF

Naar het nieuwsbriefarchief

Vacaturespot

Start hier met het vinden van uw ideale baan!

Laatste Vacatures

Afdelingshoofd

Gemeente Koggenland

Allround Klantmanagers Werk en Inkomen (32-36 uur)

Gemeente Haarlem

Beleidsmedewerker Finance & Legal

Gemeente Den Haag